Основные правила хранения домашних архивов
Каждый архив требует заботливого подхода к хранению и сохранению. Важно обеспечивать соответствующие условия, чтобы материалы сохранялись как можно дольше. Когда же приходит время принять решение о дальнейшей судьбе архива, существует множество вариантов. Важно вы-брать тот, который соответствует ценности материалов и их состоянию.
Этот вопрос редко обсуждается в рамках разговора про общественную архивистику: что делать с домашним архивом или его частями, если владелец не хочет их хранить. Но для начала обсудим, как хранить домашний архив.
Основные правила хранения домашних архивов
Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10–20 ºC и относительной влажности 40–50 %. Необходимо регулярно проветривать помещение или обеспечить постоянную циркуляцию воздуха.
Нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
Если содержание влаги в воздухе в помещении поддерживается на одном уровне, внезапное понижение температуры (например, с +20 до +10 ºC) приведет к резкому подъему относительной влажности и конденсации влаги, а следовательно, к появлению плесени и другим проблемам, вызванным избытком влаги.
Одной из основных причин старения материалов является действие света. Остерегайтесь прямых солнечных лучей: попадание лучей на все виды материалов ведет к выцветанию и разрушению их структуры. Из источников искусственного света вредный ультрафиолет излучают люминесцентные лампы. Самыми безвредными в этом отношении являются лампы накаливания, но они излучают наибольшее количество тепла.
Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам и предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, поскольку бумагам необходим приток воздуха. Мелкие документы лучше хранить в конвертах из белой бумаги. Иде-альный вариант – коробки и конверты из бескислотной бумаги (картона).
Обязательно каталогизируйте все документы и делайте соответствующие пометки на коробках для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку.
Ускоряет старение предметов наличие пыли. И вещи, и коробки следует регулярно очищать от пыли, а также смазывать, если, например, это какие-то инструменты.
Важно! Необходимо сделать цифровые копии всех бумажных документов и использовать их вместо оригиналов (по возможности и желанию).
Очень опасна плесень. При ее обнаружении первым делом следует убрать сухие частицы с поверхности бумаги, используя для этого кисть, салфетку, мягкий ластик, пылесос на минимальной мощности (если предмет не руинирован). Можно попробовать обеззаразить с помощью 70%-ного раствора этилового спирта. Для этого увлажнить указанным раствором листы бумаги и переложить ими каждый лист поврежденных книги или документа. После всё необходимо закрыть пакетом или любой другой герметичной упаковкой и оставить на некоторое время (примерно на неделю), чтобы пары этанола воздействовали на плесень.
При этом важно помнить, что от спирта многие чернила текут, так что места с надписью лучше не обрабатывать. Если плесень активная и растет, из доступного можно взять «Санатекс» (2 % "санатекса", 80 % спирта). Во избежание затеков вполне пригоден хорошо отжатый ватный тампон: нельзя слишком сильно мочить артефакт, это может негативно повлиять на носитель. Но даже после обработки такой предмет нужно хранить отдельно.
Ни в коем случае не следует использовать скотч.
Как хранить дома разные материалы?
Бумага (графика, архивные документы, редкие книги, карты и т.п.)
Большинство сортов бумаги, изготовленных до 1870-х годов, являются тряпичными и обладают повышенной прочностью. Снижение качества бумаги происходит по мере перехода в ее изготовлении от тряпичного волокна к древесной массе. Бумага XX века – непрочная.
Для перекладывания и заворачивания произведений графики, грамот рекомендуется применять микалентную бумагу или кальку. Грамоты должны храниться в папках в горизонтальном положении.
Конверты, используемые для хранения артефактов на бумажной основе, должны быть белыми изнутри и снаружи. Также желательно, чтобы у конвертов не было клеевой полосы или чтобы она была закрыта полоской бумаги.
Бумажные материалы не надо:
хранить в открытом виде на столах, полках и стеллажах;
перегибать (кроме карт, имеющих на сгибах специальные полоски из мягкой материи, и архивных материалов, имеющих естественные сгибы);
сворачивать в трубку;
если это листы произведений графики – прикалывать кнопками и прибивать гвоздями, загибать авторские поля или обрезать их, наклеивать сплошь на картон или приклеивать паспарту непосредственно на поля рисунка или гравюры;
хранить в желтых конвертах;
обрабатывать с использованием клеящего карандаша, клея ПВА и т.п.;
ламинировать.
Если документы требуют реставрации, стоит обратиться к профессионалам: музейным или архивным реставраторам.
Ткани
Ткани хранят отдельно по материалам (шелк, шерсть, хлопок и т.д.) в глухих шкафах, гардеробах, комодах, сундуках, ящиках. Хранение тканей должно производиться таким образом, чтобы не было перегибов, поскольку в местах перегибов ткань сечется, особенно шелковая.
Костюмы хранятся в шкафах на плечиках, форма которых должна со-ответствовать крою одежды и иметь мягкие накладки. Если костюмы висят не в шкафу, то их вкладывают в хлопчатобумажный или бумажный чехол, чтобы предохранить от насекомых вредителей и пыли. Головные уборы хранятся на деревянных, картонных и прочих болванках, а если их нет, то каждый головной убор заполняется микалентной бумагой, чтобы не утратилась его форма.
Шкафы, комоды, сундуки и ящики, где хранятся ткани, необходимо систематически проветривать, чистить и протирать.
Металл
Нумизматику (монеты, медали, ордена, жетоны, значки и т.д.) следует хранить в ящиках-лотках. Рекомендуемая высота ящика 3–5 см. На каждый лоток кладется этикетка с указанием общего количества монет и раздельно – по металлам.
Допускается хранение плоских предметов нумизматики в специальных конвертах, сделанных из прочной бумаги. Конверты устанавливаются вертикально в соответствующие их размерам ящики или коробки, которые закрываются крышками. Данные о предмете наносятся на лицевую сторону конверта.
Фотоматериалы
Негативы и диапозитивы хранятся в коробках, причем каждый должен быть помещен в конверт из плотной бумаги типа «крафт» или кальки (в крайнем случае отделен от других листом бумаги). Негативы следует укладывать только в коробки соответствующего размера. Катушечные и малоформатные пленки разрезают на части по числу кадров, умещающихся в конверте. Не следует касаться пальцами эмульсии негатива.
Фотографии должны храниться в конвертах соответствующих размеров, не более десяти штук в одном конверте. Кроме того, они не должны со-прикасаться эмульсионным слоем друг с другом. Поэтому при хранении в одном конверте нескольких снимков лучше между ними сделать прокладку в виде листа бумаги, кальки или микаленты. Не допускается приклеивание фотографий с помощью клея или липкого тонкого пластика и их ламинирование. Альбомы с фотографиями следует хранить в вертикальном положении отдельно от разрозненных снимков.
Наиболее распространенным методом крепления фотографий в альбомах является крепление на «лапки» и «уголки», однако использовать этот метод не рекомендуется: «уголки» вызывают характерные повреждения. Один раз в два года фотоматериалы должны просматриваться с целью выявления предметов с возникшими нарушениями эмульсионного слоя или бумаги.
Для обеспыливания фотографии (например, чтобы отсканировать) применяются кисти.
Физико-химические дефекты эмульсионного слоя фотодокумента (выцветание, кристаллизация солей) способны довольно быстро распространиться на соседние документы. Поэтому их необходимо хранить отдельно: кинопленки – в железных стандартных коробках, пленки со звукозаписью –в специальных картонных коробках.
При повреждении пленки или при не-возможности ее распрямить после долгого хранения в коробке следует обратиться к специалистам.
Владельцы домашнего архива могут обнаружить, что сам архив или его части хранятся неправильно. В этой ситуации исправление проблемы должно быть постепенным: резкий перенос из одних условий хранения в другие может сильно навредить предметам.
Однако для некоторых носителей, например фотопленки, неправильное хранение может стать критическим и привести к утрате. В этом случае рекомендуем обратиться к специалистам.
Цифровой архив
Одной из основных является рекомендация перевести архив в цифровой формат: оцифровать пленки; отсканировать фотографии, документы, рисунки; сфотографировать вещи; скачать и сохранить материалы и т.д. Структура цифрового архива может быть разной; допустимо ориентироваться на структуру, предложенную в чек-листе (см. Приложение 1), и при необходимости менять или дополнять ее.
Очень важно сделать структуру как можно более подробной. Например, не сохранять сканы всех документов в одну папку, а создать отдельные папки для всех видов документов. Внутри папки «Документы об образовании» можно сделать дополнительные папки по хронологическому принципу, или выделить самостоятельные папки для разных людей, или оформить папки по принципу, предлагаемому в чек-листе (зачетные книжки, дипломы, благодарственные письма, грамоты, дневники, тетради).
Рекомендуется продумать единообразную систему названий – такую, чтобы по названию было понятно, что в той или иной папке может храниться. Ссылки на каждую папку стоит внести в электронный вариант чек-листа для удобства поиска. К цифровым копиям фотографий лучше добавить описание с указанием места, времени фотосъемки и перечислением людей, присутствующих на фотографии.
Цифровой архив рекомендуется дублировать и хранить на трех разных носителях: это могут быть компьютеры, облачное хранение, внешние носители. Поскольку цифровые форматы быстро устаревают, следует регулярно проверять и при необходимости пересохранять цифровой архив в новых форматах.
Источник: Кузнецова Л. А. Музееведение и архивоведение: концепции и практики общественной архивистики: учебно-методическое пособие / Л. А. Кузнецова, М. В. Ромашова ; Пермский государственный национальный исследовательский университет.
Каждый архив требует заботливого подхода к хранению и сохранению. Важно обеспечивать соответствующие условия, чтобы материалы сохранялись как можно дольше. Когда же приходит время принять решение о дальнейшей судьбе архива, существует множество вариантов. Важно вы-брать тот, который соответствует ценности материалов и их состоянию.
Этот вопрос редко обсуждается в рамках разговора про общественную архивистику: что делать с домашним архивом или его частями, если владелец не хочет их хранить. Но для начала обсудим, как хранить домашний архив.
Основные правила хранения домашних архивов
Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10–20 ºC и относительной влажности 40–50 %. Необходимо регулярно проветривать помещение или обеспечить постоянную циркуляцию воздуха.
Нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
Если содержание влаги в воздухе в помещении поддерживается на одном уровне, внезапное понижение температуры (например, с +20 до +10 ºC) приведет к резкому подъему относительной влажности и конденсации влаги, а следовательно, к появлению плесени и другим проблемам, вызванным избытком влаги.
Одной из основных причин старения материалов является действие света. Остерегайтесь прямых солнечных лучей: попадание лучей на все виды материалов ведет к выцветанию и разрушению их структуры. Из источников искусственного света вредный ультрафиолет излучают люминесцентные лампы. Самыми безвредными в этом отношении являются лампы накаливания, но они излучают наибольшее количество тепла.
Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам и предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, поскольку бумагам необходим приток воздуха. Мелкие документы лучше хранить в конвертах из белой бумаги. Иде-альный вариант – коробки и конверты из бескислотной бумаги (картона).
Обязательно каталогизируйте все документы и делайте соответствующие пометки на коробках для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку.
Ускоряет старение предметов наличие пыли. И вещи, и коробки следует регулярно очищать от пыли, а также смазывать, если, например, это какие-то инструменты.
Важно! Необходимо сделать цифровые копии всех бумажных документов и использовать их вместо оригиналов (по возможности и желанию).
Очень опасна плесень. При ее обнаружении первым делом следует убрать сухие частицы с поверхности бумаги, используя для этого кисть, салфетку, мягкий ластик, пылесос на минимальной мощности (если предмет не руинирован). Можно попробовать обеззаразить с помощью 70%-ного раствора этилового спирта. Для этого увлажнить указанным раствором листы бумаги и переложить ими каждый лист поврежденных книги или документа. После всё необходимо закрыть пакетом или любой другой герметичной упаковкой и оставить на некоторое время (примерно на неделю), чтобы пары этанола воздействовали на плесень.
При этом важно помнить, что от спирта многие чернила текут, так что места с надписью лучше не обрабатывать. Если плесень активная и растет, из доступного можно взять «Санатекс» (2 % "санатекса", 80 % спирта). Во избежание затеков вполне пригоден хорошо отжатый ватный тампон: нельзя слишком сильно мочить артефакт, это может негативно повлиять на носитель. Но даже после обработки такой предмет нужно хранить отдельно.
Ни в коем случае не следует использовать скотч.
Как хранить дома разные материалы?
Бумага (графика, архивные документы, редкие книги, карты и т.п.)
Большинство сортов бумаги, изготовленных до 1870-х годов, являются тряпичными и обладают повышенной прочностью. Снижение качества бумаги происходит по мере перехода в ее изготовлении от тряпичного волокна к древесной массе. Бумага XX века – непрочная.
Для перекладывания и заворачивания произведений графики, грамот рекомендуется применять микалентную бумагу или кальку. Грамоты должны храниться в папках в горизонтальном положении.
Конверты, используемые для хранения артефактов на бумажной основе, должны быть белыми изнутри и снаружи. Также желательно, чтобы у конвертов не было клеевой полосы или чтобы она была закрыта полоской бумаги.
Бумажные материалы не надо:
хранить в открытом виде на столах, полках и стеллажах;
перегибать (кроме карт, имеющих на сгибах специальные полоски из мягкой материи, и архивных материалов, имеющих естественные сгибы);
сворачивать в трубку;
если это листы произведений графики – прикалывать кнопками и прибивать гвоздями, загибать авторские поля или обрезать их, наклеивать сплошь на картон или приклеивать паспарту непосредственно на поля рисунка или гравюры;
хранить в желтых конвертах;
обрабатывать с использованием клеящего карандаша, клея ПВА и т.п.;
ламинировать.
Если документы требуют реставрации, стоит обратиться к профессионалам: музейным или архивным реставраторам.
Ткани
Ткани хранят отдельно по материалам (шелк, шерсть, хлопок и т.д.) в глухих шкафах, гардеробах, комодах, сундуках, ящиках. Хранение тканей должно производиться таким образом, чтобы не было перегибов, поскольку в местах перегибов ткань сечется, особенно шелковая.
Костюмы хранятся в шкафах на плечиках, форма которых должна со-ответствовать крою одежды и иметь мягкие накладки. Если костюмы висят не в шкафу, то их вкладывают в хлопчатобумажный или бумажный чехол, чтобы предохранить от насекомых вредителей и пыли. Головные уборы хранятся на деревянных, картонных и прочих болванках, а если их нет, то каждый головной убор заполняется микалентной бумагой, чтобы не утратилась его форма.
Шкафы, комоды, сундуки и ящики, где хранятся ткани, необходимо систематически проветривать, чистить и протирать.
Металл
Нумизматику (монеты, медали, ордена, жетоны, значки и т.д.) следует хранить в ящиках-лотках. Рекомендуемая высота ящика 3–5 см. На каждый лоток кладется этикетка с указанием общего количества монет и раздельно – по металлам.
Допускается хранение плоских предметов нумизматики в специальных конвертах, сделанных из прочной бумаги. Конверты устанавливаются вертикально в соответствующие их размерам ящики или коробки, которые закрываются крышками. Данные о предмете наносятся на лицевую сторону конверта.
Фотоматериалы
Негативы и диапозитивы хранятся в коробках, причем каждый должен быть помещен в конверт из плотной бумаги типа «крафт» или кальки (в крайнем случае отделен от других листом бумаги). Негативы следует укладывать только в коробки соответствующего размера. Катушечные и малоформатные пленки разрезают на части по числу кадров, умещающихся в конверте. Не следует касаться пальцами эмульсии негатива.
Фотографии должны храниться в конвертах соответствующих размеров, не более десяти штук в одном конверте. Кроме того, они не должны со-прикасаться эмульсионным слоем друг с другом. Поэтому при хранении в одном конверте нескольких снимков лучше между ними сделать прокладку в виде листа бумаги, кальки или микаленты. Не допускается приклеивание фотографий с помощью клея или липкого тонкого пластика и их ламинирование. Альбомы с фотографиями следует хранить в вертикальном положении отдельно от разрозненных снимков.
Наиболее распространенным методом крепления фотографий в альбомах является крепление на «лапки» и «уголки», однако использовать этот метод не рекомендуется: «уголки» вызывают характерные повреждения. Один раз в два года фотоматериалы должны просматриваться с целью выявления предметов с возникшими нарушениями эмульсионного слоя или бумаги.
Для обеспыливания фотографии (например, чтобы отсканировать) применяются кисти.
Физико-химические дефекты эмульсионного слоя фотодокумента (выцветание, кристаллизация солей) способны довольно быстро распространиться на соседние документы. Поэтому их необходимо хранить отдельно: кинопленки – в железных стандартных коробках, пленки со звукозаписью –в специальных картонных коробках.
При повреждении пленки или при не-возможности ее распрямить после долгого хранения в коробке следует обратиться к специалистам.
Владельцы домашнего архива могут обнаружить, что сам архив или его части хранятся неправильно. В этой ситуации исправление проблемы должно быть постепенным: резкий перенос из одних условий хранения в другие может сильно навредить предметам.
Однако для некоторых носителей, например фотопленки, неправильное хранение может стать критическим и привести к утрате. В этом случае рекомендуем обратиться к специалистам.
Цифровой архив
Одной из основных является рекомендация перевести архив в цифровой формат: оцифровать пленки; отсканировать фотографии, документы, рисунки; сфотографировать вещи; скачать и сохранить материалы и т.д. Структура цифрового архива может быть разной; допустимо ориентироваться на структуру, предложенную в чек-листе (см. Приложение 1), и при необходимости менять или дополнять ее.
Очень важно сделать структуру как можно более подробной. Например, не сохранять сканы всех документов в одну папку, а создать отдельные папки для всех видов документов. Внутри папки «Документы об образовании» можно сделать дополнительные папки по хронологическому принципу, или выделить самостоятельные папки для разных людей, или оформить папки по принципу, предлагаемому в чек-листе (зачетные книжки, дипломы, благодарственные письма, грамоты, дневники, тетради).
Рекомендуется продумать единообразную систему названий – такую, чтобы по названию было понятно, что в той или иной папке может храниться. Ссылки на каждую папку стоит внести в электронный вариант чек-листа для удобства поиска. К цифровым копиям фотографий лучше добавить описание с указанием места, времени фотосъемки и перечислением людей, присутствующих на фотографии.
Цифровой архив рекомендуется дублировать и хранить на трех разных носителях: это могут быть компьютеры, облачное хранение, внешние носители. Поскольку цифровые форматы быстро устаревают, следует регулярно проверять и при необходимости пересохранять цифровой архив в новых форматах.
Источник: Кузнецова Л. А. Музееведение и архивоведение: концепции и практики общественной архивистики: учебно-методическое пособие / Л. А. Кузнецова, М. В. Ромашова ; Пермский государственный национальный исследовательский университет.
ПРОШЛОЕ - РЯДОМ!
Найдём информацию о ваших предках!
Услуги составления родословной, генеалогического древа.
ЗАКАЗ РОДОСЛОВНОЙ на нашем сайте:
www.genealogyrus.ru/zakazat-issledovanie-rodoslovnoj
ЗАКАЗ РОДОСЛОВНОЙ в нашей группе ВК: https://vk.com/app5619682_-66437473
Или напишите нам: arhrodoslov@yandex.ru
